Shall we dance?

Durante la scorsa BTC International, Studio Esse, società milanese di relazioni pubbliche specializzata nell’organizzazione di eventi, è stata riconosciuta come vincitrice assoluta del Premio IFE Awards 2008 nella categoria organizzatori professionisti di eventi. La ragione? “Essersi resa autore di una performance straordinaria per efficacia e intensità di contenuto, ben coniugando la creatività delle proprie soluzioni al livello dei partecipanti”. Ce n’è abbastanza per stimolare la curiosità e per capire come sia stato ideato e sviluppato il progetto. Facciamo, allora, il classico passo indietro. Il cliente, una società internazionale di telefonia mobile, aveva in programma un brand board meeting durante il quale agenzie di pubblicità internazionali avrebbero dovuto presentare la nuova campagna per il 2009. Non solo: il committente desiderava proseguire nell’alternanza di destinazioni marine e città d’arte e cultura: dopo Capri nel 2006 e Firenze nel 2007 era, quindi, il momento di un’altra destinazione di mare. La scelta è così caduta sulla Sicilia e, in particolare, su Taormina, location top level ricca di fascino e storia. E la venue non poteva essere da meno: doveva essere di alto livello, capace di garantire l’alternarsi di momenti di lavoro con occasioni leisure, dando la possibilità ai partecipanti di scoprire le bellezze del territorio in termini di paesaggio ed emozioni. Il San Domenico Palace Hotel, cinque stelle lusso THI Collection, non ha tradito certo le aspettative. Tutto è andato in scena dal 16 al 21 settembre 2008, sotto il sole della Trinachia. "Lusso monastico I cinquanta top manager partecipanti provenienti da Italia, Germania e Olanda hanno potuto vivere l’hotel, nell’arco delle cinque giornate, sia con approccio lavorativo sia leisure. La venue, infatti, ha ospitato le sessioni di lavoro e l’allotment, il tutto in un’atmosfera incantata. San Domenico Palace è infatti uno dei monasteri-albergo più conosciuti al mondo, un luogo dove si possono provare le suggestioni degli ampi e candidi corridoi che, per quasi mezzo millennio, hanno accolto solo i passi felpati dei monaci e udito il salmodiare della comunità. La lussuosa dimora, ricreata da un convento dominicano del 1400 di cui è stata mantenuta la struttura, custodisce oggi ricordi monastici che la rendono un vero unicum: il chiostro, le immagini dei santi, gli stalli del coro, la sagrestia, il rigoglioso giardino e le stanze che furono celle silenziose vincolate dalla clausura. Un hotel che invita alla concentrazione, dunque, ma anche una casa dal servizio stellato, a prova di target esigente. Il clou dell’evento è stata la penultima giornata quando, al termine dei lavori, sono stati organizzati, a orari predefiniti, transfer che hanno accompagnato i partecipanti a Palazzo Biscari, a Catania. Soffermarsi su questa location è d’obbligo. Il palazzo, uno dei più antichi della città, è infatti una preziosa testimonianza di barocco siciliano dove i saloni mantengono ancor oggi intatti fascino ed eleganza, che si declinano dai pavimenti in ceramica napoletana agli specchi onnipresenti, spesso sormontanti i camini a creare una simbologia allusiva del tema mitologico del fuoco, dagli affreschi con soggetti mitologici agli stucchi. Un’immensa residenza, probabilmente la più ricca del catanese, che sembra uscita da un film. E i partecipanti per una sera sono stati proprio i protagonisti di un vero set cinematografico, con un ballo che evocava quello immortalato dalla pellicola Il Gattopardo di Luchino Visconti. " "Il gran ballo E torniamo, allora, alla serata di venerdì. I partecipanti, dopo essere stati accolti a Palazzo Biscari direttamente dal proprietario, il principe Moncada, hanno incontrato costumisti e truccatori, pronti ad aiutarli nell’adottare il look adatto, con trucco e acconciature, e nell’indossare i costumi. Gli abiti “contemporanei”, invece, una volta riposti e sigillati in sacchetti personalizzati con nome e numero di stanza, sono stati trasportati in albergo e depositati nelle rispettive camere. E intanto, nell’atmosfera elettrica che precede ogni festa e nell’attesa che tutti fossero pronti, i delegati hanno avuto modo di esercitarsi con il valzer grazie all’aiuto di una coppia di maestri di ballo a loro disposizione. Un ritmo a quattro quarti ha così dato il via alla serata, con il cocktail nella terrazza del palazzo, famosa per le splendide cariatidi perfettamente conservate, e la cena di gala servita da camerieri in livrea settecentesca e allietata da un quartetto d’archi nel salone da ballo, vera meraviglia dell’arte settecentesca, dove, inseguito, si sono aperte le danze. Una notte magica, quindi, in cui uno staff degno di un set cinematografico ha dato vita a un emozionante ballo dove il tempo sembrava essere sospeso. " "Problem solving Per far rivivere agli ospiti l’atmosfera unica di una serata tra lo sfarzo e l’eleganza della nobiltà settecentesca siciliana, Studio Esse ha organizzato una cena di gala con ballo in costume che ha visto la partecipazione corale di circa sessanta persone, tra staff interno, costumisti, sarte, hair stylist, make up artist, orchestra, catering, personale di Palazzo Biscari, autisti, fotografi e maestri di ballo. Chiaramente nessuno è arrivato impreparato: ogni ospite aveva infatti trovato nella camera del San Domenico una lettera che riportava l’ora esatta della prova costume, organizzata in tre sale differenti dell’hotel e coordinata in modo tale da non interferire con le riunioni di lavoro. Un’organizzazione perfetta e attenta che ha saputo anche far fronte all’imprevisto, l’elemento più temuto dai planner. Gli abiti, infatti, provenienti da differenti sartorie teatrali italiane, dovevano arrivare il martedì mattina per dare modo allo staff e alle sarte di allestire in ogni particolare gli atelier, creando, adattando e modificando gli abiti per ogni persona. Ma, all’arrivo del team di Sudio Esse a Catania nella mattinata del giorno previsto, ecco la notizia: per un disguido i costumi erano stati recapitati a Lamezia Terme. Che fare? Il tempo stringeva… Ecco la soluzione: l’agenzia ha chiesto aiuto ai Carabinieri, riuscendo così a organizzare un trasporto eccezionale che ha fatto arrivare i pacchi in albergo alle otto di sera. Tutto risolto, dunque, ma con uno sforzo in più: costumisti e staff, infatti, sono stati impegnati sino alle due di notte per garantire che le prove potessero iniziare, come da programma, il mercoledì mattina. "