Il Centro Congressi del futuro

Una delle conclusioni più interessanti, e allo stesso tempo stimolanti, che possiamo  trarre dalla recente conferenza annuale AIPC, è che le attività di espansione, ridefinizione e aggiornamento dei centri congressi non debbano essere qualcosa di occasionale, ma al contrario debbano entrare a far parte di un pocesso continuo e permanente. Questo determina delle implicazioni e delle conseguenze interessanti, sia per i centri stessi che per i loro fornitori e clienti. La principale sfida risiede nel fatto che i centri congressi rappresentano fondamentalmente investimenti a lungo termine all’interno di un settore che sta cambiando rapidamente. Questo fa sì che debbano rimanere competitivi a lungo sebbene siano limatati, una volta costruiti, dall’avere una struttura che ne impedisce la flessibilità. Negli ultimi anni le aspettative del mercato, in continua trasformazione, hanno riguardato non tanto programmi e servizi quanto piuttosto  dimensioni e allestimenti degli spazi:  non questioni semplici per una struttura solida come un centro congressi! Inoltre, sono emerse nel frattempo nuove esigenze da soddisfare, che riguardano temi come le nuove tecnologie e la sostenibilità. Qualche volta sono sufficienti alcuni cambiamenti nei servizi, ma nella gran parte dei casi questi comportano enormi spese e un impegno non da poco. Ma più spesso ancora serve molto di più. Un grande problema è che c’è una grande offerta di centri congressi, molta più di quanto la domanda possa assorbire. Questo significa altissimi livelli di competizione: nessun centro può permettersi di rimanere indietro se vuole restare competitivo. Ci sono moltissime ragioni alla base della scelta di una location piuttosto che un’altra e se un centro congressi ha la fortuna di avere buoni clienti deve fare di tutto per evitare che non tornino più per mancanza di strutture adeguate. Questo è il motivo per cui dovremo sempre lavorare per innovare i nostri centri, indipendentemente da quante altre alternative a noi esistono. Cosa questo significhi per molti manager è chiaro: molto più lavoro. Ovvero la necessità di diventare allo stesso tempo project manager di progetti continuamente in corso, e imprenditore.  E cosa questo significhi per il cliente è altrettanto chiaro: avere molte più possibilità rispetto a prima nella scelta degli spazi e dei servizi. Il più grande imperativo oggi nella progettazione dei centri congressi è rappresentato quindi dalla flessibilità. Nella consapevolezza che non saremo mai in grado di predire quali saranno esattamente le esigenze del futuro, il miglior approccio è progettare in modo che la struttura sia in grado di adattarsi alle sempre diverse esigenze. Per esempio spazi polifunzionali e pareti mobili possono aiutare in questo senso. I meeting planner per primi hanno la possibilità di anticipare le nuove tendenze:  perché non comunicarle ai centri congressi? Più figure coinvolte nel processo di realizzazione e sviluppo di un meeting condividono una stessa conoscenza, più probabilità di essere competitivi nel futuro si profilano per tutti. Sono fermamente convinto che noi tutti si debba tenerlo a mente: ci sono molti modi per rendere il dialogo fra i vari players più efficace. Da parte loro, i centri congressi dovrebbero utilizzare i questionari di gradimento ad evento concluso non solo per avere un feedback sulla qualità di servizio ricevuto, ma anche per sondare le proposte dei clienti in merito alle modifiche strutturali che più di altre potrebbero creare un ambiente di incontro migliore. Allo stesso tempo i clienti dovrebbero guardare alle informazioni richieste come ad un investimento sul proprio futuro e prendersi il tempo di pensare a che tipo di cambiamenti - sia in una struttura esistente che in una ancora da realizzare - avrebbero più senso per le loro esigenze. La stessa cosa vale per i fornitori, sia che si tratti di alimenti e bevande, sicurezza, o di tecnologie. Sono queste le persone che meglio di altri conoscono i limiti di un centro congressi e le aspettative dei clienti. Qual è il modo migliore per interpretare al meglio le attività da svolgere, giorno per giorno, se non fermandosi e organizzando  questa conoscenza in modo che possa essere utilizzata per prendere decisioni? Prendiamo questa come  un'opportunità per tutti, e prendiamoci tutti una parte della responsabilità necessaria per progettare il centro congressi del futuro. www.aipc.org