Grandi eventi a Lione

Bureau des Congrès de Lyon è il dipartimento turismo d’affari di Lyon Tourisme et Congres. Ci può spiegare com’è strutturato?
L’ufficio ha il compito di generare nuove manifestazioni congressuali e di coordinare gli attori locali. Ci lavora un’équipe di nove addetti, soprattutto donne, piuttosto giovani, con un’età media di 35 anni. Abbiamo anche un distaccamento a Bruxelles.
La nostra sfida principale è accompagnare lo svolgimento degli eventi in città, controllando che l’offerta strutturale sia adeguata. Lione ha puntato molto sul congressuale: la città è una delle poche in Francia ad avere una vocazione netta per il turismo d’affari, anche se ovviamente il turismo leisure non è trascurato.

Che cosa ha comportato in concreto questa scelta?
La conseguenza è stata lo sviluppo di una rete di servizi specifici che gravitano spesso attorno alla Cité internationale. Ma anche una rete di convenzioni per chi si reca in città per affari, un’offerta alberghiera adeguata e campagne di comunicazione come supporto.

Quali sono i settori più coinvolti?
Sono soprattutto due: quello scientifico e quello medicale.

C’è spazio per gli incentive?
La città si è posta un obiettivo ben preciso, ovvero di sviluppare le grandi manifestazioni come i congressi e i saloni. Si sono fatti enormi investimenti in tal senso. In questo quadro, ovviamente, i viaggi incentive trovano uno spazio marginale.

Quali sono le strutture alberghiere proposte ai business men?
C’è solo l’imbarazzo della scelta. La città dispone di ben 11.800 camere, con un’offerta alberghiera molto diversificata, dall’hotel delle catene internazionali come Sofitel, Hilton o Radisson agli hotel di “caractère” come la Cour des Loges o la Villa Florentine. La domanda è spesso per strutture 3/4 stelle in prossimità del luogo dove si svolge il congresso.

Parliamo della Cité internationale. Come nasce e con quali obiettivi?
All’inizio degli anni ‘90 Renzo Piano ha iniziato la costruzione della Cité Internationale, il “perno congressuale” per antonomasia di Lione. Si trova fra il Rodano e il Parc de la Tête d’Or e rappresenta un nuovo quartiere nella città. Oltre al centro dei congressi e alla sua sala principale di 3.000 posti, vi si trovano numerosi servizi: cinema, ristoranti, hotel, il Musée d’art moderne, il casinò. La Cité è nata con un anfiteatro di 800 posti e un altro di 300, con 5.000 metri quadrati di spazio espositivo. Dieci anni dopo sempre Renzo Piano, ha realizzato l’estensione dell’area, raddoppiando la superficie d’accoglienza e creando un anfiteatro molto grande, inaugurato nel giugno del 2006. Il motivo è chiaro: negli ultimi anni la domanda di grandi manifestazioni è indubbiamente cresciuta.
Ci parli dell’ampliamento.
Il nuovo anfiteatro è destinato a diventare uno dei più importanti centri congressuali d’Europa. L’intervento ha consentito di triplicare la superficie, passata da 8.170 a 25.000 metri quadrati, nonché la capacità d’accoglienza.
L’anfiteatro può da solo ospitare da 900 a 3.220 persone, con posti tutti situati a meno di 25 metri dal palcoscenico. Sono stati inoltre realizzati un nuovo forum con ulteriori spazi espositivi di 5.400 metri quadrati, che in totale diventano quindi 8.400, 10 nuove sale riunioni per complessivi 1.500 metri quadrati, un parcheggio pubblico sotterraneo in grado di accogliere sino a 1.200 auto, spazi privati, uffici, hotel e residenze alberghiere. La sala dell’anfiteatro, un emiciclo scoperto di 180 gradi che si affaccia sul palco senza alcuna chiusura tra quest’ultimo, le quinte e le vie d’accesso, ricorda la configurazione di uno stadio o, come suggerisce lo stesso Piano, di un anfiteatro romano.
È dotata di un innovativo sistema modulare che consente di volta in volta di adattare lo spazio a seconda della tipologia di congressi o spettacoli. Il retro del palcoscenico è stato infatti studiato in modo da poter essere aperto sulla piazza pubblica, area che si estende su una superficie di 4.000 metri quadrati. Rappresenta la struttura principale della Citè Internationale e la nuova porta d’ingresso a nord di Lione. Si contraddistingue per il rosso delle tre facciate in terra cotta e per le tegole di zinco e la leggerezza dell’alluminio.

Francia e Italia: ci sono delle analogie nell’approccio agli eventi ?
Le strategie organizzative delle manifestazioni sono simili ovunque. Non ritengo utile comparare le nazioni, quanto piuttosto i poli, le città con vocazione congressuale in Europa e nel resto del mondo. E tra queste, Lione sta assumendo almeno in ambito europeo un ruolo da protagonista.

Ci spiega una vostra campagna?
L’anno scorso abbiamo ideato la Lyon Welcome Attitude, un progetto con azioni atte a migliorare l’accoglienza e la visibilità della città, anche attraverso accorgimenti pratici, come una segnaletica rinforzata nelle stazioni ferroviarie e negli aeroporti, moquette, segnaletica con pavimentazione in città, pass per trasporti pubblici gratuiti, potenziamento delle linee dei bus, stand di informazioni turistiche presso i congresso/saloni, il marchio Only Lyon Events e un’accoglienza personalizzata in 130 boutique, bar e ristoranti, con aperitivo o caffè gratuiti.

Quali i segreti per il successo di un evento e quali gli errori da evitare?
Nessuno ha la ricetta giusta. L’organizzazione di un congresso e di un evento implica la successione di una serie di servizi e quindi di dettagli interdipendenti, ciascuno dei quali non può essere trascurato.

Ci parli di un congresso organizzato.
La riuscita dei congressi che si tengono a Lione è legata al fatto che gli operatori locali sanno lavorare insieme e che le informazioni passano molto velocemente tra i professionisti implicati in questo o quell’evento, fatto che spiega anche perché è stato semplice mettere in pista Lyon Welcome Attitude. A gennaio abbiamo accolto per la seconda volta un congresso di pneumologia con 6.000 persone alla Cité Internazionale, con il pass dei trasporti pubblici a disposizione gratuitamente dei partecipanti.
Ma penso anche a Euroecho 2008, congresso europeo di cardiologia con 250 partecipanti, che si è svolto lo scorso dicembre sempre alla Cité. In questi due casi la missione del convention bureau è stata di assicurare la fattibilità delle manifestazioni e di coordinare i differenti operatori coinvolti nell’organizzazione: disponibilità di hotel con differenti opzioni, ricerca dei luoghi per le serate, pianificazione dei programmi di accompagnamento e così via.